Sekretesspolicy
Dataskyddsbeskrivning och informationsblankett för nyckelregister
Beskrivning av behandling av personuppgifter och den registrerades rättigheter. EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) och Personuppgiftslagen (523/99) 10 §.
1. Registeransvarig
Kiinteistö Oy Pikipruukki Fastighets Ab
(FO-nummer 0421696-8)
Skolhusgatan 19
65100 Vasa
tfn 06 325 4424
fax 06 312 2000
2. Ansvarig i register- och dataskyddsärenden
Kundrelationsdirektör Anne Tukia
Skolhusgatan 19
65100 Vasa
tfn 06 325 4472
fornamn.efternamn@pikipruukki.com
3. Registrets namn
Kiinteistö Oy Pikipruukki Fastighets Ab:s register av nycklar.
4. Registrets användningsändamål samt hantering av och rättsgrund för personuppgifterna i registret
Registren används för uppföljning av överlämnade och returnerade nycklar samt tilläggsordningar och byte av låsen. Dessutom används registren för att utreda brott, vandalism och andra missbruk som förekommer på registeransvarigas egna fastighet. Rättsgrunden för hantering av personuppgifter baserar sig på avtalet mellan kunden och det registeransvariga företaget gällande de nycklar som överlämnats.
5. Registrets datainnehåll
I registren registreras nyckelerhållarens namn och adress, samt datum för överlämning och returnering av nycklarna.
I det elektroniska registret registreras fastigheternas dörrinformation om bl.a. nyckelidentifiering samt datum och tider.
6. Regelmässiga uppgiftskällor
Som datakällor används den information som erhållits från/om den registrerade användaren i samband med överlåtelse av nycklar, samt information från fastighetsdörrarnas läsare.
7. Regelmässig utlämning och överföring av uppgifter utanför EU eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet
Den registreringsansvariga utelämnar som regel inte information utanför företaget förutom vid brottsfall. Då kan informationen överlämnas till polisen. Personuppgifterna överförs inte utanför EU eller EES. Om bostaden får en för den registeransvarige utomstående ägare har den registeransvarige rätt att lämna ut de uppgifter som behövs för att vårda hyresförhållandet till bostadens nya ägare.
8. Personuppgifternas bevaringstid
Den registeransvarige bevarar uppgifterna endast så länge det är motiverat för registrets funktion. Efter detta raderas uppgifterna.
9. Principer för skydd av registret
A. Manuellt material (förvaringsplats och skydd)
Manuellt material arkiveras i ett låst och skyddat utrymme enligt ämnesområde och tidpunkt.
B. Lagrade uppgifter (principer för användarrättighet och användningsövervakning av registret samt fysiskt skydd av datautrustning)
Endast särskilt utsedda anställda hos den registeransvarige eller hos företag som fått i uppdrag att behandla uppgifterna för den registeransvariges räkning har tillgång till de
lagrade uppgifterna med individuella, begränsade användarrättigheter, användarnamn och lösenord enligt sina arbetsuppgifter. Användningen av registret följer anvisningarna.
Uppgifterna lagras centraliserat i ett låst och övervakat data-utrymme och skyddas av brandmurar, lösenord och de övriga tekniska medel som vid tillfället är allmänt accepterade inom dataskyddsbranschen.
10. Rätt att granska, korrigera och låta radera uppgifterna
Om den registrerade kan påvisa tillräckliga skäl har denna rätt att få veta vilka uppgifter som lagrats om den registrerade i registret, eller att det inte finns några uppgifter lagrade.
Den registrerade har rätt att kräva att den registeransvarige utan skäligt dröjsmål korrigerar ospecifika och felaktiga personuppgifter om den registrerade. Den registeransvarige ska på eget initiativ eller på den registrerades begäran korrigera, radera eller komplettera personuppgifterna i systemet om de är felaktiga, inte längre behövs, är bristfälliga eller föråldrade med tanke på avsikten med behandlingen och insamlingen av uppgifter.
Om den registrerade önskar granska, korrigera eller låta radera sina uppgifter på det sätt som beskrivs i föregående stycke, bör denna sända en personligen undertecknad skriftlig begäran om saken till nyckelregistrets kontaktperson. Den registrerades identitet kontrolleras när begäran levereras.
När den registeransvarige mottagit begäran ska denna utan skäligt dröjsmål och senast inom 30 dygn svara den registrerade. Om det finns många begäran eller dessa är komplicerade, kan den registeransvarige meddela att denna behöver mer tid för att behandla dem, dock ytterligare högst 2 månader. Ett giltigt skäl till att behandlingstiden förlängs måste anges.
Den registrerade har rätt att granska sina uppgifter utan avgift en gång om året. Om granskningsbegäran är uppenbart ogrundade eller orimliga och i synnerhet om de upprepas ofta, debiteras 100 € per gång i administrativa kostnader. Avgiften ska betalas innan uppgifterna lämnas ut.
Om den registeransvarige inte godkänner den registrerades begäran, ska den registeransvarige utfärda ett skriftligt intyg om saken. I intyget ska även de skäl till varför begäran inte godkänts anges samt möjligheten att lämna besvär till övervakningsmyndigheten och att använda sig av övriga rättsskyddsmedel.
11. Rätt att återkalla samtycke
Om rättsgrunden för behandling av personuppgifterna är den registrerades samtycke, har den registrerades även rätt att återkalla sitt samtycke. Begäran om att återkalla samtycket eller motsätta sig behandlingen ska sändas i form av en personligen undertecknad skriftlig begäran om saken till nyckelregistrets kontaktperson. Den registrerades identitet kontrolleras när begäran levereras.
12. Ingår automatiska beslut såsom profilering i behandlingen av personuppgifterna?
I behandlingen av personuppgifterna ingår inte automatisering eller profilering.
13. Övriga ärenden som berör behandling av personuppgifter
Om den registrerades granskningsbegäran är uppenbart ogrundade eller orimliga och i synnerhet om de upprepas ofta, kan den registeransvarige:
- uppbära en skälig avgift med beaktande av de administrativa kostnader som orsakas av att leverera uppgifter eller meddelanden, eller av att utföra den begärda åtgärden
- neka att utföra den begärda åtgärden.
I dessa fall ska den registeransvarige påvisa att begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig.
14. Den registrerades besvärsrätt
Den registrerade har rätt att lämna besvär till övervakningsmyndigheten om den registrerade anser att den registeransvarige strider mot denna förordning i behandlingen av personuppgifterna, om detta inte begränsar övriga administrativa instruktioner för ändringsansökan eller rättsskyddsmedel.
15. Ändring av dataskyddsbeskrivningen
Denna dataskyddsbeskrivning kan uppdateras tidvis till exempel om lagstiftningen ändras. Denna dataskyddsbeskrivning har senast uppdaterats 24.5.2018.